приемки товаров недостач, излишков, пересортицы, несоответствия качества или поступление ценностей без сопроводительных документов поставщика создается комиссия, которая составляет Акт об установленном расхождении в количестве при приемке продукции (товара), Акт о приемке товара по качеству или Акт на оприходование товаров, поступивших без счета поставщика. О составлении акта делается отметка на всех экземплярах товарно- транспортных накладных. Акты составляют в трех экземплярах: один экземпляр остается на предприятии, принявшем товары, другой - вручается под расписку на первом экземпляре представителю поставщика или направляется ему при предъявленной претензии, третий экземпляр представляется в бухгалтерию. Акт подписывают представитель принимающей организации и представитель поставщика. Этот акт является основным документом, на основании, которого поставщику могут быть предъявлены соответствующие претензии.

При обнаружении во время приемки ценностей недостачи на ее величину уменьшается стоимость товаров поступивших на предприятие, а соответствующие суммы отражаются в составе расчетов по претензии или недостачи и потерям от порчи ценностей, а также расчетам по возмещению материального ущерба по принадлежности. Поступившая с товаром тара также приходуется. На тару, а также на тароматериалы, полученные от распаковки товара и на тару, поступившую в упаковке, включенной в цену товара и не показываемых отдельно в счетах поставщиков, составляется Акт на оприходование тары, не указанной в счете поставщика. Акт составляется комиссией в составе директора торгового предприятия (или его заместителя), материально- ответственного лица в одном экземпляре, который передается в бухгалтерию при товарном отчете.

Порядок отражения в учете недостач и потерь от порчи товаров, выявленных при приемке, зависит от многих факторов (виновных лиц, условий договора поставки, времени оплаты товаров и др.). Если виновником недостачи или порчи является поставщик и условиями договора поставки предусмотрено в этом случае отказ от оплаты недостающих (испорченных) товаров, а деньги за товар поставщику еще не перечислены, то покупатель при  оплате товаров уменьшает сумму платежа не стоимость этих товаров. Другими причинами недостач товаров могут быть естественная убыль товаров при их перевозке, нормируемые потери от боя товаров в стеклянной посуде, изделий из хрупких материалов, хищение в пути и т.п. Суммы недостач списываются в пределах норм естественной убыли и потерь от боя в пределах установленных норм и при установлении конкретных виновников недостачи списание производится за счет виновного лица.