необходимо для обоснования нахождения средств в подотчете определенное время, так как согласно действующему Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении сро­ка, на который они выданы, или со дня возвращения их из ко­мандировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Кроме того, следует помнить, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.                      

На основании приказа руководителя, например, о направле­нии в командировку, или о нормах на отдельные виды предста­вительских расходов бухгалтером составляется смета, итог кото­рой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером.

При составлении сметы следует учитывать действующие нор­мы командировочных расходов, нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников предприятий и организаций для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации.

При компенсации затрат работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок средства в подотчет выдаются на основании приказа руководителя при предъявлении соответствующих документов (копии техпаспорта автотранспортного средства) с учетом действующих норм и оформляются также расходным кассовым ордером.

Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хо­зяйственные нужды - например, закупку материалов основных средств, товаров и т. д., оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно отграничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).

2. Отчетность подотчетных лиц

После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в тече­ние 5 дней обрабатывается бухгалтером.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается вышестоящим к подотчетному лицу должностным лицом. После проверки бухгалтером и определения суммы отчета он утвержда­ется руководителем предприятия, организации и принимается к