Приведенные 5 возможных вариантов решения мы проранжировали с точки зрения их предпочтения для Учреждения и для Института:

 

 

            Из приведенной таблицы видно, что, предположительно, вариант № 3 является наиболее приемлемым и для Учреждения, и для Института. Далее, при разработке техники переговоров руководство Учреждения исходило именно из условий данного варианта: Учреждение и Институт достигают соглашения по вопросу аренды помещения. Институт предлагает снизить стоимость аренды за счет предоставления технического обслуживания и/или обеспечение Интернетом.

           

Формулировка предложений, отвечающих выбранному варианту решения, и их аргументация:

·         Учреждение информирует Институт о стандартном уровне цен на аренду помещений в данном районе.

·         Учреждение аргументирует выгоду для Института аренды именно этих помещений сходством деятельности, возможностью замещения преподавательского состава, соответствующей образовательному процессу обстановкой, хорошим техническим состоянием сдаваемых в аренду площадей, а стандартным уровнем цен.

·         Учреждение предлагает Институту заняться техническим обслуживанием компьютерной техники и обеспечением Учреждения Интернет услугами за счет соответствующего снижения ставки арендной платы.

 

Формулировка позиции на переговорах:

Учреждение сдает в аренду часть своих площадей (согласно уровню стандартных цен). При этом Учреждение нуждается в техническом обслуживании и обеспечении Интернет услугами (также согласно уровню стандартных цен). За обеспечение этими услугами Учреждение может снизить ставку арендной платы.

 

Переговоры состоятся на территории Учреждения:

 есть возможность непосредственно и сразу осмотреть помещения, нет необходимости согласовывать время и место проведения встречи с третьими лицами.

 

Непосредственные участники переговоров:

·         Директор Учреждения.

·         Главный бухгалтер Учреждения.

·         Представители Института.

 

Первый контакт с партнером (предпереговоры)

 

            Первый контакт с партнером состоялся в ходе телефонных переговоров между руководителем Учреждения и руководителем Института. Тогда были оговорены все организационные моменты, место проведения переговоров, время, состав делегации и повестка.

 

 

Общие сведения:  через 5-7 минут после начала переговоров подается чай, кофе; через час чай, кофе предлагается вторично.

        

Этапы ведения переговоров

         Первый этап – уточнение интересов, позиций, целей участников переговоров.

Начинает руководитель Учреждения: приветствует, инициирует процедуру знакомства.

Далее предлагает рассмотреть повестку дня и уточнить ее в случае необходимости. Повестка дня:

1)    необходимо обсудить вопрос относительно аренды помещений, принадлежащих Учреждению, Институтом;

2)    вопрос о ставке арендной платы;

3)    вопрос об оплате коммунальных услуг и электроэнергии;

4)    вопрос о дополнительных услугах (уборка помещений и т.п.);

Вопрос о необходимости технического обслуживания компьютерных классов Учреждения и обеспечении Учреждения Интернет услугами в повестке дня руководителем Учреждения оглашен не был.

           

Второй этап – обсуждение позиций.

Руководитель Учреждения предлагает представителям Института аргументировать их предложения.

Представители Института предполагают арендовать помещения (3 комнаты) исходя из стандартных расценок. Для Института выгодно месторасположение Учреждения – научный центр города, выгодна деятельность Учреждения – образовательная, выгодны те площади, которые может предоставить Учреждение.

Представители Института предлагают рассмотреть финансовые документы по расчетам коммунальных платежей и электроэнергии с целью выявить среднегодовые коэффициенты.

После рассмотрения документации главным бухгалтером Учреждения, было внесено предложение повысить годовую ставку арендной платы на сумму, необходимую для оплаты коммунальных услуг и электроэнергии. Если данное предложение будет принято, все коммунальные платежи будут осуществляться Учреждением.

Представители Института согласились на данное предложение.

Участники переговоров осматривают подлежащие аренде помещения.

В процессе осмотра представители Института предлагают арендовать у Учреждения, помимо недвижимого, еще и движимое имущество (мебель, оборудование). Они предлагают передать часть движимого имущества во временное пользование Институту за стандартную плату.

Руководитель Учреждения соглашается на это предложение, но выдвигает другой вариант оплаты аренды движимого имущества: Учреждению необходимо техническое обслуживание компьютерных классов, а Институт располагает квалифицированными специалистами в этой области.

           

Третий этап – согласование позиций. Стороны получили предварительное устное согласие друг друга на предлагаемые условия. Идет обсуждение общих контуров соглашения об аренде, как помещения, так и движимого имущества. Обсуждаются детали обеспечения Учреждения Интернет услугами и техническим обслуживанием компьютерных классов.

            Представители Института соглашаются.

            Далее обсуждается вопрос о количестве сотрудников, необходимых для технического обслуживания компьютерных классов, о временных промежутках между профилактическими осмотрами классов, о решении неожиданно возникающих проблем по техническому обслуживанию, о покупке в случае необходимости дополнительных деталей и т.п. В результате участниками переговоров принимается решение продолжить обсуждение данного вопроса в присутствии специалиста в данной области. Назначается срок и время этой встречи. Принимается предложение пригласить специалиста от Института, который будет заниматься техническим обслуживанием и специалиста, ранее работавшего по этому вопросу в Учреждении. Встреча всех участников переговоров вместе со специалиста должна состояться только после того, как классы будут осмотрены специалистом Института в присутствии специалиста Учреждения.

            Руководитель Учреждения предлагает Институту обеспечить Интернет услугами офис Учреждения. Руководитель Института вносит ответное предложение о снижении арендной платы на стоимость Интернет услуг.

            Рассматриваются финансовые документы, главный бухгалтер Учреждения делает предварительный расчет. Получившиеся результаты удовлетворяют обе стороны.

            Оформляется договоренность о сроках и порядке оплаты.

           

Четвертый этап – заключительный. Подготавливается черновой вариант соглашения, редактируется и отдается секретарю для печати. Назначается время следующей встречи вместе со специалистами по компьютерным технологиям.

           

4.5. Анализ переговоров

            В процессе переговоров были использованы одновременно элементы различных подходов. Можно отметить следующее:

·         Участники переговоров решали проблему совместно;

·         Их целью было достижение соглашения, разумного результата;

·         Участники четко отделяли людей от проблемы;

·         Проблема была тщательно проанализирована;

·         Были выявлены моменты, объединяющие участников;

·         Участники концентрировались на интересах, а не на позициях;

·         Анализировали интересы;

·         Делали предложения;

·         Допускали потери ради соглашения;

·         Вносили и разрабатывали предложения, которые способствовали реализации обоюдных интересов;

·         В процессе разговора разделили проблему на отдельные составляющие.

            Вышеперечисленные приемы, использованные в процессе ведения переговоров, способствовали успеху переговоров.

            Следует отметить, что обе стороны изначально были ориентированы на достижение соглашения, легко шли на взаимные уступки. Однако при этом не забывали о финансовой стороне дела, анализировали вновь вносимые предложения и корректировали их.

            В начале переговорного процесса рассадка участников соответствовала угловому расположению. Это способствовало постоянному контакту глаз, наблюдению за жестами друг друга, отсутствию территориального разделения (несмотря на стол, находящийся посередине круга). По мнению специалистов, шансы на успех переговоров возрастают при угловом расположении собеседников.

            Осмотр помещения еще более способствовал установлению непринужденных отношений между участниками переговоров.

            Проведенная предварительная беседа по телефону привела к тому, что к моменту непосредственной встречи представителей Института и Учреждения, и у тех и других уже была четкая позиция по отношению к подлежащему обсуждению вопросу.

            Пунктуальность всех участников переговоров, своевременное прибытие на место встречи также создали благоприятную атмосферу.

            Подготовленные Учреждением документы, касающиеся вопроса аренды помещения, предварительные финансовые расчеты облегчили выполнение основной задачи (достижение соглашения) участникам переговоров.

            В целом, достигнутое соглашение удовлетворило представителей, как Учреждения, так и Института.

 

           

Приложение 1

Протокол встречи представителей Учреждения и Института

 

г. Томск                                                                                                  12.01.2004 г.

 

Присутствовали:

 

От Учреждения:

1.    Савельева Е. – директор Учреждения.

2.    Костенко А. – главный бухгалтер Учреждения.

 

От Института:

1.    Зубов А. – руководитель Института.

2.    Сороковых А. – помощник руководителя Института.

 

Стороны договорились подписать соглашение, содержащее нормы и положения в области

1)    аренды Институтом помещений, движимого имущества, находящегося на балансе у Учреждения;

2)    технического обслуживания компьютерных классов, принадлежащих Учреждению, специалистом Института;

3)    обеспечения Учреждения Интернет услугами силами специалистов Института.

 

Подписи сторон:

Савельева Е.

Костенко А.

Зубов А.

Сороковых А.

 

Библиографический список

1. Современный менеджмент: Принципы и правила. Дайджест зарубежной литературы. Москва-Н.Новгород, 1992.
2. Зигерт В., Ланг Л. Руководитель без конфликтов. М., 1990.
3. Зазыкин В.Г., Чернышев А.П. Менеджер: психологические секреты профессии. М., 1992.
4. Липсиц И. Секреты умелого руководителя. М: Экономика, 1994.
5. Ниссинен Й., Воутилайнен Э. Время руководителя: эффективность использования. М.: Экономика, 1993.
6. Лебедева М.М. Уметь вести переговоры. М., 1991.
7. Панасюк А.Ю. Управленческое общение: Практические советы. М.: Экономика, 1990.
8. Холопова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и этикет деловых людей. М., 1995.
9. Психология делового преуспевания. М.: Владос, 2001.
10. Турнер Д. Ролевые игры: Практическое руководство. С-Пб.: Питер, 2002.