В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные в организации сроки.

В организации должен быть установлен контроль за поступлением материалов (за отгрузкой поставщиками), а также за производством расчетов с поставщиками и  покупателями.

Контроль за своевременным оприходованием материалов, осуществляется согласно решению руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.п.) или должностными лицами.

Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру – при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения),  прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Недостачи и порча, выявленные при приемке  поступивших в организацию материалов, учитываются в следующем порядке:

1) сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих или испорченных материалов на договорную цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются. Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета ''Недостачи и потери от порчи ценностей. Одновременно недостающие или испорченные материалы списываются  со счета ''Недостачи и потери от порчи ценностей'' и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов.

  Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи.

1)      недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.