регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счет, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке.

Проверенные  расчетные документы из службы снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций экспедитору для получения и доставки материалов.

В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления к транспортной организации или поставщику. Для получения материалов непосредственно со склада  поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов.

В случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, их приемку осуществляет комиссия и оформляет ее актом о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику.

Если материалы перевозят автотранспортом, то в качестве первичного документа применяется товарно-транспортная накладная, которую составляет грузоотправитель  в 4 экземплярах (первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй для оприходования материалов получателем; третий – для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортная накладная применяется в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождений количества поступивших грузов с данными накладной.

Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах, (кладовых) организации и подразделений карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.